Em uma empresa, a distribuição dos produtos é uma das etapas mais críticas da operação. Nesta fase, você depende em grande parte dos seus parceiros (transportadores) e de uma série de fatores externos, que não dependem de sua equipe (acidentes nas rodovias, greves de correios, mau tempo).

Mas existe uma forma de se prevenir contra estes eventuais contratempos: basta diminuir o prazo das entregas. Quer saber como otimizar a distribuição na sua empresa? Então, siga nossas oito dicas!

Faça um bom planejamento para diminuir o prazo das entregas

O planejamento deve enumerar os processos que compõem a distribuição de entregas, determinar o papel de cada membro da equipe nestes processos, indicar qual é a rotina atual de entregas da empresa (destinos, rotas, frequência de saída, prazos médios), apontar os gargalos existentes e possíveis soluções.

Este documento servirá como um guia. Por isso, ao mesmo tempo em que é importante tentar segui-lo, também é essencial dar flexibilidade a ele. Tenha em mente que o planejamento será adaptado conforme você e sua equipe identificam novas possibilidades de melhoria.

Mapeie as entregas

Essa dica será útil para fazer o planejamento. Pegue um mapa da região em que sua empresa atua e coloque marcadores nos locais onde são realizadas entregas frequentes. Junto a esses marcadores, indique a frequência e o valor médio das compras.

A partir deste mapa, você conseguirá visualizar melhor quais são os pontos que trazem alta rentabilidade. Assim, você pode traçar rotas que beneficiem a passagem pelos principais clientes. Tente levar as entregas a eles mais rapidamente ou mais frequentemente.

Vale a pena ressaltar que, se a sua logística atender os principais clientes com maior eficiência, o departamento comercial poderá usar este fator como um argumento. Eles já apresentam um alto potencial de compra e, com esta vantagem adicional, será possível fechar ainda mais negócios.

Determine metas de eficiência

Diminuir o prazo das entregas é uma meta muito vaga. Para ter sucesso, você precisa de algo mais concreto. Note que essa meta pode variar conforme a situação:

• Se falarmos de entregas que ocorrem na região próxima ao local da sua loja ou fábrica, ou casos especiais de Same Day Delivery, uma hora a menos pode fazer toda a diferença.

• Já se a entrega for para cidades ou, até mesmo, estados diferentes, seria preciso reduzir o prazo de entrega em dias para produzir algum impacto perceptível.

Portanto, comece analisando quais são os prazos atuais e determinando, de maneira bem específica, o quanto eles precisam ser reduzidos. Tenha em mente que o cliente é um elemento muito importante na definição desta meta, já que a redução nos prazos de entrega visa aumentar sua satisfação.

Acelere os processos anteriores à entrega

Alguns processos que ocorrem antes do material sair da sua empresa podem ajudar a diminuir o prazo das entregas. No caso, estamos falando especificamente do processo de montagem do pedido. Para agilizar a montagem, é essencial que o estoque seja organizado adequadamente, usando as melhores práticas de agrupamento de SKUs.

Também é interessante fazer uma gestão da montagem de pedidos, tentando reduzir o número de viagens que o coletor precisa realizar até uma mesma seção do estoque. Se dois ou três pedidos solicitam o mesmo item ou mercadorias de ordens próximas, o coletor pode recolher todos ao mesmo tempo, economizando tempo de deslocamento pelo galpão.

Amplie as suas parcerias

Um erro comum das empresas que utilizam transportadores parceiros para realizar suas entregas é restringir o número de parcerias. Mesmo que você tenha um bom relacionamento com o seu parceiro, é importante ampliar a rede. Em algumas situações, seu transportador habitual pode ter dificuldades para atender uma demanda maior de entregas dentro do prazo e, nestes casos, você deve acionar alternativas.

Além de ampliar a rede, também é essencial fortalecê-la, através de uma comunicação clara e direta. Informe os transportadores sobre os critérios que a sua empresa exige para as entregas e estimule-os também a contatar sua empresa em caso de qualquer problema ou dúvida. O alinhamento com os parceiros é essencial para manter a qualidade na logística.

Crie procedimentos padronizados de trabalho

O objetivo das dicas neste artigo é agilizar o trabalho de logística e isso é exatamente o que um procedimento padronizado faz. Seu funcionário não perderá tempo pensando: “Será que eu faço desse jeito ou daquele jeito?”. Ele terá um manual a seguir, além disso, eliminará as dúvidas, aumentará a assertividade.

E você pode condensar estes procedimentos na forma de um manual ou um treinamento. Afinal, os processos padronizados só trazem resultados quando são devidamente implementados junto à equipe.

Utilize um software de gerenciamento logístico

A vantagem dos softwares de gerenciamento logístico (conhecidos como TMS) é que eles permitem tomar decisões de forma rápida e embasada. Você tem acesso a dados em tempo real sobre todo o processo de entrega de cada pedido, individualmente.

• Se houver atraso em uma entrega específica, é possível tomar alguma medida paliativa junto ao cliente.

• Se houver ineficiência nas entregas, de modo mais geral, é possível identificar possíveis causas e ajustar o planejamento.

• Se houver um aumento na eficiência das entregas, também é possível avaliar a situação para extrair dados de benchmarking. Estes podem ser replicados e expandidos, para gerar cada vez melhores resultados.

Analise os resultados e volte ao planejamento

Nossa última dica é para que você nunca deixe de monitorar e analisar os resultados. A dinâmica da logística tende a mudar com frequência, ou seja, uma estratégia que funciona bem hoje pode se tornar ineficaz amanhã.

• Uma rota de entrega pode atender todos os seus clientes, mas, então, você incorpora um novo cliente à carteira e precisa fazer um novo trajeto.

• Uma mudança no tamanho ou tipo de embalagens que sua empresa usa pode fazer com que você precise trocar de transportador, procurando um parceiro que tenha caminhões mais preparados.

• Uma alteração em uma via importante pode afetar o tempo que a transportadora leva para chegar a determinado ponto de entrega.

Fique atento a essas mudanças — mesmo que pequenas — e à maneira como elas afetam os resultados logísticos da sua empresa. Sempre que preciso, volte ao planejamento e adapte os pontos que não estão mais funcionando.

Em sua opinião, qual destas dicas é a mais útil para diminuir o prazo das entregas? Compartilhe sua experiência sobre o assunto deixando um comentário.