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31 jul Como notificar alterações no processo de entrega

O processo de entrega é uma das etapas mais importantes para o bom funcionamento de uma empresa. Afinal, ele impacta diretamente naquilo que é essencial para a sobrevivência de um negócio: a satisfação dos clientes.

Por conta disso, é imprescindível comunicar seus consumidores a respeito de qualquer tipo de alteração, imprevisto ou atraso na entrega do serviço, e tão importante quanto isso é saber como gerar esse processo comunicativo com seus clientes.

Quer entender como realizar essa tarefa de maneira eficiente? Confira as nossas dicas!

Escolha o momento certo para enviar as mensagens

Explicar para um cliente que a data de entrega do serviço será postergada não é das tarefas mais fáceis. Ainda assim, é crucial que a empresa descubra o timing correto para efetuar tal ação.

Mesmo que muitos não queiram ter essa conversa, postergar esses cenários pode ser pior do que contar o problema de uma vez. Via de regra, a má notícia deve ser dada o mais rápido possível.

Portanto, assim que você souber que haverá alguma alteração no processo de entrega, entre em contato com o cliente para avisá-lo de todo o procedimento que será adotado.

Você mostrará que, mesmo que imprevistos tenham acontecido, sua organização continua a se esforçar ao máximo para garantir uma entrega de boa qualidade.

Examine adequadamente o escopo

Se houver alguma modificação na entrega de um projeto, uma boa maneira de diminuir o tempo extra é enxugar o escopo do serviço. Assim, uma alternativa cada vez mais utilizada pelas empresas é estipular uma data máxima para a entrega “geral” de determinado projeto, deixando os últimos ajustes para um prazo posterior.

O cliente receberá o serviço que aguarda e a empresa terá mais tempo hábil para fazer as manutenções e modificações necessárias, sem desagradar sua clientela.

Seja sincero acerca dos contratempos e ocorrências

Os atrasos são comuns em qualquer serviço. Esse fato deverá ser sabido tanto pelo cliente quanto pela empresa. É importante que ambos estejam prontos para se entrosar e, juntos, entrarem em acordo.

A melhor atitude a tomar quando for abordar o cliente é justamente essa: ser sincero. Fale francamente com o seu cliente sobre as expectativas de prazos e sobre os empecilhos que impedem a conclusão do projeto.

Oferte visibilidade das informações do processo de atendimento do pedido de forma proativa para que o cliente não perca seu tempo em busca de informações.

Dessa forma, o cliente saberá, de fato, o que está acontecendo. E será capaz de entender melhor a perspectiva da empresa.

Pense em um aperfeiçoamento e remanejamentos internos

Os imprevistos nem sempre são os responsáveis por atrasos em projetos. Algumas vezes, essas alterações também acontecem graças à desmotivação ou à falta de união da equipe de trabalho.

Se você notar que muitos prazos de projetos andam sendo perdidos, uma boa dica é aproveitar a ocasião para fazer um remanejamento interno. Faça uma boa avaliação acerca da interação de sua equipe de funcionários e, a partir disso, monte estratégias para melhorar o trabalho em grupo.

Alterar qualquer etapa dos processos de entregas de um serviço é algo delicado, mas inevitável em muitos cenários. Os gestores devem estar cada dia mais atentos para saber como comandar suas equipes e se comunicar bem com os clientes.

Agora que você já sabe como otimizar a relação com o cliente no processo de entrega, que tal entender melhor como se relacionar bem com sua clientela? Baixe gratuitamente o nosso Manual de boas práticas para rastreio de pedidos e torne-se um expert no assunto!